Behandlingen av personuppgifter i Vanda stadsmuseum
I enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning måste en person informeras om hens personuppgifter registreras i ett personregister. Personuppgifter är bland annat namn- och adressuppgifter. Den registrerade personen ska också informeras om ändamålet med behandlingen av personuppgifter, till vem uppgifterna får lämnas ut enligt lagen och vilka rättigheter den registrerade personen har.
I denna handling redogörs för Vanda stadsmuseums behandling av personuppgifter i samband med samlings- och kulturmiljöarbete, faktureringen av produkter och tjänster samt för kontakterna och skickandet av utställningsinbjudningar till kunderna.
För vilket ändamål behandlas personuppgifterna?
Syftet med samlings- och kulturmiljöarbetet är att registrera och studera Vandas och Vandabornas historia bland annat med hjälp av fotografier, arkivmaterial, föremål och intervjuer. Dessutom samlar stadsmuseet in information om kulturmiljön och följer upp kulturmiljöns tillstånd. Stadsmuseet främjar också tillgängligheten till samlingar och information och ger i egenskap av museimyndighet utlåtanden om markanvändningsprojekt.
I samband med köp av produkter och tjänster insamlas endast personuppgifter som är nödvändiga för att faktureringen och uppgifter i anslutning till den ska kunna genomföras (inkl. eventuell indrivning).
För kontakterna och skickandet av utställningsinbjudningar insamlas behövliga identifierings- och kontaktuppgifter.
Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?
I samlings- och kulturmiljöarbetet grundar sig behandlingen av personuppgifter på den registeransvariges fullgörande av en rättslig förpliktelse, utförande av en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den registeransvariges myndighetsutövning.
Vid fakturering av produkter och tjänster är behandlingen av personuppgifter nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder innan avtalet ingås på den registrerades begäran.
Vid kontakter och skickande av utställningsinbjudningar grundar sig behandlingen av personuppgifter på den registrerades samtycke. Att ge sitt samtycke är frivilligt och det kan när som helst återkallas.
Rättsliga grunder för behandlingen:
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkt 1 a, b, c och e.
Vilka personuppgifter samlas in av Vanda stad och av vem fås uppgifterna?
Uppgifterna i anslutning till museets samlings- och kulturmiljöarbete registreras i samlingsdatabasen Kirsti. Databasen innehåller information om fotografier, arkivmaterial och föremål samt olika uppgifter om kulturmiljön. Vid sidan av den museala kontexten registreras personuppgifter i databasen även med tanke på kontaktinformation, begäran om ytterligare uppgifter, förmedlande av information och identifiering av föremål. Dessutom har uppgifter om donationer, intervjutillstånd o.d. registrerats manuellt på mottagningsblanketterna. Personuppgifterna antecknas i museets samlingsförvaltningssystem i registret över parter. Det finns cirka 22 roller, till exempel som donator, fotograf, användare, intervjuperson och planerare.
Registret innehåller följande uppgifter:
- basuppgifter om personen: namn (nuvarande och tidigare), yrke och arbetsgivare, födelse- och dödsdatum, adress, e-postadress
- uppgifter om relationerna mellan de registrerade personerna: make eller maka, barn, föräldrar, släktskap
-
ytterligare information.
När det gäller samlingarna lagras följande personuppgifter i databasen:
- bildobjekten
- fotografen bakom bilder, arkivmaterial och föremål
- donatorer, långivare och låntagare, överlåtare, säljare
- föremålens tidigare ägare
- föremålens användare, planerare, tillverkare och vem föremålet tillverkats för
- intervjuare och intervjuade
- namn på person som gett muntliga eller skriftliga uppgifter i samband med undersökning inklusive personens kontaktinformation
-
uppgifter som anknyter till släktforskning.
I fråga om uppgifter med anknytning till kulturmiljön lagras följande uppgifter om de registrerade personerna i registret:
- fastighetsbeteckning
- fastigheters och byggnaders adress
- en allmän beskrivning av fastigheten och därpå belägna byggnader samt fastighetens och byggnadernas historia
- namn på de nuvarande och tidigare ägarna till fastigheten och därpå belägna byggnader
- beskrivning av fastigheten och därpå belägna fornlämningar
- namn på personer som gett muntliga eller skriftliga uppgifter i samband med en undersökning inklusive deras kontaktinformation
- namn på personer som gjort anmälan om fornlämning inklusive deras kontaktinformation
- namn på stadsmuseets ansvarsperson inklusive kontaktinformation
- namn på personer som beviljats Museiverkets eller Nylands NTM-centrals understöd för restaurering av byggnader och personernas kontaktinformation, samt namn på de personer som deltagit i anknytande rådgivningsbesök, och namn på personer som deltagit i inspektions-, besiktnings- och rådgivningsbesök i anslutning till olika myndigheters arbete eller undersökningar, samt dessa personers kontaktinformation
-
ritningar, fotografier och kartor som anknyter till fastigheter och byggnader.
Uppgifter fås som ett resultat av stadsmuseets egen verksamhet och forskningsarbete och från handlingar, arkiv och av donatorer av material. Dessutom får museet uppgifter från Vanda stads övriga myndigheter och stadens egna elektroniska system, samt från statliga myndigheter (Museiverket och Nylands NTM-central) och privata konsulter.
Vid faktureringen av produkter och tjänster insamlas förnamn, efternamn, adress, e-postadress och personbeteckning. Uppgifterna fås av kunden när denne köper produkter eller tjänster av Vanda stad.
För kontakterna och skickandet av utställningsinbjudningar insamlas kundens/samarbetspartners förnamn, efternamn, adress och e-postadress. Uppgifterna fås av kunden/samarbetspartnern själv.
Är det obligatoriskt att lämna sina personuppgifter?
De uppgifter som ges för fakturering av produkter och tjänster är nödvändiga om kunden vill betala med faktura. Utlämnande av kontaktuppgifter är nödvändigt också när kunden vill ta emot utställningsinbjudningar och motsvarande kontakter från Vanda stadsmuseums sida.
Lämnas personuppgifterna ut?
Uppgifter får utlämnas endast med den personens samtycke vars uppgifter det gäller eller om lagen förpliktar till utlämnande av uppgifter. Uppgifter utlämnas aldrig till utomstående instanser för marknadsföring eller andra kommersiella ändamål.
På vilket sätt är personuppgifterna skyddade?
Datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter har säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. Personalen har även sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.
Överförs personuppgifter till länder utanför EU eller EES-området?
När den som behandlar personuppgifter hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.
Hur agerar staden om en datasäkerhetsincident inträffar?
Trots skyddet är det möjligt att personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en datasäkerhetsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar Vanda stad omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör nödvändiga anmälningar till den nationella dataombudsmannen och den registrerade. Vanda stad meddelar dataskyddsombudsmannen om incidenten omgående utan onödigt dröjsmål och, om så är möjligt, inte senare än 72 timmar efter att ha fått vetskap om den, såvida det inte är osannolikt att incidenten medför en risk för den registrerades rättigheter och friheter.
Om incidenten sannolikt leder till att den registrerades rättigheter och friheter riskeras i hög grad underrättar Vanda stad den registrerade utan onödigt dröjsmål. I sådana fall meddelar staden de registrerade vars uppgifter berörs av datasäkerhetsincidenten om informationsläckan. Om informationsläckan gäller en stor skara människor och ärendet inte kräver omedelbara åtgärder från den registrerades sida kan informationsläckan också delges genom ett allmänt tillkännagivande.
Hur länge förvaras uppgifterna?
Uppgifterna förvaras och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställs i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När förvaringstiden löper ut förstörs uppgifterna. Förvaringstiderna varierar, men de uppgifter som lämnas med tanke på kontaktinformation raderas genast på den registrerades begäran.
Används uppgifterna för profilering eller automatiskt beslutsfattande?
Uppgifterna används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.
Vilka rättigheter har den registrerade och hur kan rättigheterna användas? Hur länge tar behandlingen av ett ärende?
Med den registrerade avses en fysisk person, vars personuppgifter behandlas.
Den registrerade har, beroende på behandlingsgrund, rätt att
- granska vilka uppgifter som behandlas
- kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
- kräva att uppgifterna raderas
- kräva att behandlingen av uppgifterna begränsas
- motsätta sig behandlingen av uppgifter
-
få uppgifterna och överföra dem till en annan registeransvarig samt när som helst dra tillbaka sitt samtycke om behandlingen baseras på samtycke.
Begäran om granskning görs på en separat blankett som finns att få på webbplatsen vantaa.fi och på Vandainfo. Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva rättigheter ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.
Vanda stad vidtar begärda åtgärder utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om perioden förlängs underrättar Vanda stad den registrerade om förseningen och orsakerna till den inom en månad från det att begäran mottagits.
Kostar det att utöva den registrerades rättigheter?
I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vanda stad kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om den registrerades begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig och på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift tas ut för att vidta den begärda åtgärden, kontaktar Vanda stad den som framfört begäran innan åtgärden vidtas. Om Vanda stad vägrar att tillmötesgå begäran, ska staden skriftligen underrätta den som framfört begäran om orsakerna till vägran samt informera om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling och använda andra effektiva rättsskyddsmedel.
Hur kan jag söka ändring hos en tillsynsmyndighet?
Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos en tillsynsmyndighet i den medlemsstat i EU där du har din hemvist eller din arbetsplats eller där du anser att intrånget har begåtts. I Finland är det dataombudsmannen som är tillsynsmyndighet.
Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå.
Var kan jag be om närmare information och vem är registeransvarig?
Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte exempelvis skicka din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.
Registeransvarig är Vanda stads stadskulturnämnd. Kontaktuppgifter till den som är registeransvarig och dataskyddsansvarig i Vanda stad finns här nedan:
Registeransvarig
Vanda stad
Stadskulturnämnden
FO-nummer 0124610-9
Stationsvägen 7, 01300 Vanda
Registraturen
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11,
2. vån, 01300 Vanda.
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post: kirjaamo(at)vantaa.fi