Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupunginmuseossa

Asiasanat

KulttuuriAsukkaat

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.

Tässä asiakirjassa kerrotaan, millä tavoin henkilötietoja käsitellään Vantaan kaupunginmuseon kokoelma- ja kulttuuriympäristötyössä, tuotteiden ja palveluiden laskutuksessa sekä yhteydenpidossa ja näyttelykutsujen lähettämisessä asiakkaille.

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Kokoelma- ja kulttuuriympäristötyön tarkoituksena on tallettaa ja tutkia Vantaan ja vantaalaisten historiaa mm. valokuvien, arkistoaineiston, esineiden ja haastatteluiden kautta. Lisäksi kaupunginmuseossa kerätään kulttuuriympäristötietoa ja seurataan kulttuuriympäristön tilaa. Kaupunginmuseo edistää myös kokoelmien ja tiedon saavutettavuutta sekä antaa lausuntoja maankäyttöhankkeista museoviranomaisena.

Tuotteiden ja palveluiden ostamisen yhteydessä kerätään vain ne henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä laskutuksen toteuttamiseksi ja siihen liittyvien tehtävien suorittamiseksi (ml.mahdollinen perintä).

Yhteydenpitoa ja näyttelykutsujen lähettämistä varten kerätään tarvittavat yksilöinti- ja yhteystiedot.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Kokoelma- ja kulttuuriympäristötyössä henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.

Tuotteiden ja palveluiden laskutuksessa henkilötietojen käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Yhteydenpidon ja näyttelykutsujen lähettämisessä henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa (ks. alla kohta 11).

Käsittelyn oikeusperusteet:
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 6 artikla 1 kohta a, b, c ja e alakohta

Mitä henkilötietoja Vantaan kaupunginmuseo kerää ja keneltä tiedot saadaan?

Kokoelma- ja kulttuuriympäristötyön tiedot tallennetaan Kirsti-kokoelmatietokantaan. Tietokannassa on tietoa valokuvista, arkistoaineistosta, esineistä, ja erilaista kulttuuriympäristöön liittyvää tietoa. Henkilötietoja tallennetaan tietokantaan museaalisen kontekstin lisäksi yhteydenpitoa, lisätietojen pyytämistä, tiedon välittämistä ja kohteiden yksilöimistä varten. Lisäksi lahjoitus-, haastattelulupa yms. tietoja on tallennettu manuaalisesti vastaanottolomakkeisiin. Henkilötiedot kirjataan kokoelmahallintajärjestelmän osapuolirekisteriin. Rooleja on noin 22 kpl esim. lahjoittaja, kuvaaja, käyttäjä, haastateltava, suunnittelija.

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • henkilön perustiedot: nimet (nykyiset ja entiset), ammatti ja työnantaja, syntymä- ja
  • kuolinaika, osoite, sähköpostiosoite
  • rekisteröityjen henkilöiden väliset suhdetiedot: puoliso, lapsi, vanhemmat, sukulaisuus
  • muita mahdollisia lisätietoja.

Kokoelmien osalta tietokantaan tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

  • kuvauskohteet
  • kuvien, arkistoaineiston ja esineiden valokuvaajat
  • lahjoittajat, lainaajat, luovuttajat, myyjät
  • esineiden entiset omistajat
  • esineiden käyttäjät, suunnittelijat, valmistajat, valmistuttajat
  • haastattelija ja haastateltava
  • tutkimukseen suullisia tai kirjallisia tietoja antaneen henkilön nimi ja yhteystiedot
  • sukututkimustiedot.

Kulttuuriympäristötiedon osalta rekisteriin tallennetaan seuraavia rekisteröityjä koskevia tietoja:

  • kiinteistörekisteritunnus
  • kiinteistön ja rakennuksen osoite
  • kiinteistön ja siinä sijaitsevien rakennusten yleisluontoinen kuvaus ja historia
  • kiinteistön ja siinä sijaitsevien rakennusten nykyisten ja aiempien omistajien nimet
  • kiinteistön ja siinä sijaitsevien muinaisjäännösten kuvaus
  • tutkimukseen suullisia tai kirjallisia tietoja antaneen henkilön nimi ja yhteystiedot
  • muinaisjäännösilmoituksen tehneen henkilön nimi ja yhteystiedot
  • kaupunginmuseon vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot
  • Museovirastolta tai Uudenmaan ELY -keskukselta rakennusavustuksia saaneiden
  • henkilöiden nimi ja yhteystiedot sekä niihin liittyvien neuvontakäynteihin osallistuneiden
  • henkilöiden nimet ja viranomaistyön tai tutkimuksen yhteydessä tehdyn tarkastus-,
  • katselmus- ja neuvontakäynnin osallistujien nimet ja yhteystiedot
  • kiinteistöihin ja rakennuksiin liittyviä piirroksia, valokuvia ja karttoja.

Tiedot kertyvät kaupunginmuseon oman toiminnan ja tutkimustyön tuloksena, asiakirjoista, arkistoista ja aineistojen lahjoittajilta. Lisäksi tietoja saadaan Vantaan kaupungin muilta viranomaisilta ja kaupungin omista sähköisistä järjestelmistä, sekä valtion viranomaisilta (Museovirasto ja Uudenmaan ELY) että yksityisiltä konsulteilta.

Tuotteiden ja palveluiden laskutuksessa kerätään etunimi, sukunimi, osoite, sähköpostiosoite ja henkilötunnus. Tiedot saadaan asiakkaalta tämän ostaessa Vantaan kaupunginmuseon tuotteita tai palveluita.

Yhteydenottoja ja näyttelykutsujen lähettämistä varten kerätään asiakkaan/yhteistyötahon etunimi, sukunimi, osoite ja sähköpostiosoite. Tiedot saadaan asiakkaalta/yhteistyötaholta itseltään.

Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?

Tuotteiden ja palveluiden laskuttamiseksi annettavat tiedot ovat välttämättömiä, jos asiakas haluaa suorittaa maksun laskulla. Yhteystietojen antaminen on välttämätöntä myös kun asiakas haluaa vastaanottaa näyttelykutsuja tms. vastaavia yhteydenottoja Vantaan kaupunginmuseolta.

Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?

Tietoja voidaan luovuttaa vain sen henkilön suostumuksella, jonka tiedoista on kyse tai jos laki velvoittaa luovuttamaan tiedot. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointitai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?

Henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Henkilökunnalla on myös salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Vantaan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston (ent. Arkistointilaitos) määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään. Säilytysajat vaihtelevat, mutta yhteydenpitoa varten toimitettavat tiedot hävitetään heti rekisteröidyn pyynnöstä.

Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse.

Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus

  • tarkastaa, mitä tietoja käsitellään
  • vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista
  • vaatia tietojen poistamista
  • vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa
  • suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaainfoista. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Onko rekisteröidyn oikeuksien käyttö maksullista?

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vantaan kaupunki voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Vantaan kaupunki on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Vantaan kaupunki kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:
Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö
Päivi Yli-Karhula, intendentti
Vantaan kaupunginmuseo, Hertaksentie 1, 01300 Vantaa
puh. 050 318 1428, etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurilautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä Tietosuojavastaava
Vantaan kaupunki Mikael Valtomaa, lakimies

Kaupunkikulttuurilautakunta

etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi
Y-tunnus 0124610-9 puh. 040 071 3358
Asematie 7, 01300 Vantaa

Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11,
2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi